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Google Workspaces: herramientas de Google para la educación

 

La Consejería de Educación y Empleo ofrece a los centros, al personal docente y al alumnado los servicios de las cuentas @educarex.es.

Proceso de normalización de cuentas educarex

¿En qué consiste este proceso?

El objetivo es que cada usuario tenga una sola cuenta de correo @educarex.es que coincida con su usuario de Rayuela ([id_rayuela]@educarex.es). Esto ya es así con la inmensa mayoría de los docentes y alumnos/as que utilizan las cuentas educarex; de ahí la necesidad de normalizar las que no se ajustan a este patrón.

Este proceso se refiere solamente a cuentas asociadas a una persona física; no afecta a cuentas de cargos (direccion.ceip.caminodelhoyo@educarex.es, por ejemplo), centros (ies.libertad@educarex.es, por ejemplo) o proyectos (laponderosa.redu@educarex.es, por ejemplo).

 Si tu cuenta @educarex.es ya coincide con tu usuario de Rayuela, no tienes que preocuparte de nada. Este proceso no tiene que ver contigo....


¿Tienes más de una cuenta educarex?

Si es este tu caso, te queremos ayudar en el proceso. Lee atentamente la información de esta página, seguro que encuentras la información que estás buscando.

 ¿Por qué es necesario que las cuentas educarex coincidan con el usuario de Rayuela?

El usuario de Rayuela es, en la actualidad, el identificador de acceso a todas las aplicaciones digitales de la Consejería de Educación y Empleo; incluso cuando faltan datos como el NIF o el NIA, el usuario de Rayuela permite identificar a una persona y facilita que funcionen adecuadamente los servicios digitales que se le proporcionan desde la Consejería. Hacerlo así evita confusiones (varias personas pueden tener el mismo nombre y apellidos) y proporciona seguridad a los servicios. 

Desde hace años, todas las cuentas @educarex.es asignadas a personas físicas se crean mediante la pauta usuarioderayuela@educarex.es; ahora es necesario unificar bajo ese modelo las cuentas que fueron creadas con anterioridad, para que se adapten a él.


Posibilidad 1

Tengo una sola cuenta educarex, pero no coincide con mi usuario de Rayuela

 ¿Qué va a pasar con tu cuenta?

Solo haremos un cambio en tu cuenta: lo que va delante de la @ pasará a ser tu usuario de Rayuela. El contenido de la cuenta será el mismo (correos, Drive, sites....) y no modificaremos ni siquiera la contraseña, que seguirá siendo la misma que usabas hasta ahora. 

Además, seguirás recibiendo los mensajes que te lleguen a tu antigua cuenta y podrás incluso enviar correos usándola como remitente; en este vídeo te explicamos cómo hacerlo: https://bit.ly/aliasremitente. Tu cuenta anterior no desaparece, sino que queda como un alias de la nueva.

En definitiva, impacto cero en tu cuenta y en tu trabajo.


 ¿Qué tienes que hacer?

Nada, solo esperar a que realicemos los cambios. Recibirás un correo de aviso, para que sepas que hemos terminado de realizarlos


 ¿Cuándo se realizarán estos cambios?

A lo largo del mes de diciembre de 2022.


Posibilidad 2

Tengo más de una cuenta educarex, una de las cuales coincide con mi usuario de Rayuela

 ¿Qué va a pasar con tu cuenta?

Lo primero: debes saber que no se va a borrar ninguna cuenta a no ser que lo solicites expresamente, pero sí se unificarán todas las cuentas que tengas en una sola, la que coincida con tu usuario de Rayuela. Lee atentamente las siguientes posibilidades, seguro que encuentras una que coincide con tu situación.


 ¿Qué tienes que hacer?

Situación 1: el usuario tiene dos o más cuentas de educarex, pero la que no usa es justamente la que coincide con su usuario de Rayuela.

En este caso la solución más sencilla es que te renombremos la cuenta que estás usando con tu usuario de Rayuela. Solo haremos un cambio en tu cuenta: lo que va delante de la @ pasará a ser tu usuario de Rayuela. El contenido de la cuenta será el mismo (correos, Drive, sites....) y no modificaremos ni siquiera la contraseña, que seguirá siendo la misma que usabas hasta ahora. 

Además, seguirás recibiendo los mensajes que te lleguen a tu antigua cuenta y podrás incluso enviar correos usándola como remitente; en este vídeo te explicamos cómo hacerlo: https://bit.ly/aliasremitente. Tu cuenta anterior no desaparece, sino que queda como un alias de la nueva.

Para que podeamos hacer estas modificaciones tienes que rellenar este formulario y elegir la opción "Renombrar una cuenta educarex": Eliminar o migrar cuentas

Situación 2: el usuario no quiere conservar la/s cuenta/s que no coinciden con el usuario de Rayuela.

Lo mejor es que eliminemos la/s cuenta/s que ya no quieres utilizar. Rellena este formulario y te avisaremos cuando lo hayamos hecho (normalmente en un máximo de un par de días), debes elegir la opción "Eliminar una cuenta de correo educarex": Eliminar o migrar cuentas. Al eliminar una cuenta se pierde todo el contenido que tengas en ella y el acceso a la propia cuenta y a los servicios extermos para los que la estuvieses utilizando.

Situación  3: el usuario quiere conservar solo el contenido de Drive de la/s cuenta/s que no coinciden con el usuario de Rayuela, pero no las fotos ni el correo

Si este es tu caso, te podemos ayudar; rellena este formulario y te avisaremos cuando hayamos realizado la migración (normalmente en un máximo de un par de días) del contenido de Drive; debes elegir la opción "Migrar una cuenta de correo educarex"Eliminar o migrar cuentas

No obstante,  también puedes realizar la migración tú mismo; en este vídeo se explica cómo hacerlo: Transferir contenido.

Tanto si nos pides que la transferencia de datos la hagamos nosotros como si la haces tú, convertiremos la cuenta migrada en un alias  de la cuenta cuyo usuario coincide con el de Rayuela.

Situación  4: el usuario quiere conservar el correo y el contenido de Drive de la/s cuenta/s que no coinciden con el usuario de Rayuela

En este caso es el propio usuario quien debe realizar la migración del contenido, antes del 15 de diciembre de 2022. En este vídeo se explica cómo hacerlo: Transferir contenido.

Ten en cuenta que las fotos no se pueden transferir por este procedimiento, hay que realizar una descarga de ellas con Google Takeout -http://bit.ly/3UZdCvr- o transferir la propiedad de las fotos a otra cuenta, como se explica en este vídeo: https://youtu.be/sTUOfV9btD4).

Como en los casos anteriores, la/s cuenta/s migradas se convertirán en alias  de la principal.


 ¿Qué debes tener en cuenta?

Si en alguna de la/s cuenta/s que vas a migrar o eliminar utilizas determinados servicios de Google, antes deberías adoptar algunas medidas. Básicamente son las mismas en todos los casos: transferir la propiedad o administración de estos servicios y de sus contenidos a tu cuenta de educarex que coincide con el usuario de Rayuela. Te explicamos cómo hacerlo:


 ¿Cuándo se realizarán estos cambios?

Aunque no hay una fecha definitiva, lo más probable es que los realicemos a partir del 22 de diciembre de 202.


Posibilidad 3

Tengo más de una cuenta educarex, ninguna de las cuales coincide con mi usuario de Rayuela

 ¿Qué va a pasar con tu cuenta?

Lo primero: debes saber que no se va a borrar ninguna cuenta a no ser que lo solicites expresamente, pero sí se unificarán todas las cuentas que tengas en una sola, la que coincida con tu usuario de Rayuela. Lee atentamente las siguientes posibilidades, seguro que encuentras una que coincide con tu situación


 ¿Qué tienes que hacer?

El usuario debe solicitar, en primer lugar, una nueva cuenta de educarex desde Rayuela; puede ver cómo se hace a partir de la página 13 de esta guía: Guía de uso de las cuentas @educarex.es. Una vez que ya tenga su cuenta educarex que coincida con el usuario de Rayuela, estas son las posibilidades: 

Posibilidad 1: el usuario no quiere conservar la/s cuenta/s que no coinciden con el usuario de Rayuela.

Lo mejor es que eliminemos la/s cuenta/s que ya no quieres utilizar. Rellena este formulario y te avisaremos cuando lo hayamos hecho (normalmente en un máximo de un par de días): Eliminar o migrar cuentas. Al eliminar una cuenta se pierde todo el contenido que tengas en ella y el acceso a la propia cuenta y a los servicios extermos para los que la estuvieses utilizando.

Posibilidad 2: el usuario quiere conservar solo el contenido de Drive de la/s cuenta/s que no coinciden con el usuario de Rayuela, pero no las fotos ni el correo

Si este es tu caso, te podemos ayudar; rellena este formulario y te avisaremos cuando hayamos realizado la migración (normalmente en un máximo de un par de días) del contenido de Drive: Eliminar o migrar cuentas

No obstante,  también puedes realizar la migración tú mismo; en este vídeo se explica cómo hacerlo: Transferir contenido.

Tanto si nos pides que la transferencia de datos la hagamos nosotros como si la haces tú, convertiremos la cuenta migrada en un alias  de la cuenta cuyo usuario coincide con el de Rayuela.

Posibilidad 3: el usuario quiere conservar el correo y el contenido de Drive de la/s cuenta/s que no coinciden con el usuario de Rayuela

En este caso es el propio usuario quien debe realizar la migración del contenido, antes del 15 de diciembre de 2022. En este vídeo se explica cómo hacerlo: Transferir contenido.

Ten en cuenta que las fotos no se pueden transferir por este procedimiento, hay que realizar una descarga de ellas con Google Takeout -http://bit.ly/3UZdCvr- o transferir la propiedad de las fotos a otra cuenta, como se explica en este vídeo: https://youtu.be/sTUOfV9btD4).

Como en los casos anteriores, la/s cuenta/s migradas se convertirán en alias  de la principal.


 ¿Qué debes tener en cuenta?

Si en alguna de la/s cuenta/s que vas a migrar o eliminar utilizas determinados servicios de Google, antes deberías adoptar algunas medidas. Básicamente son las mismas en todos los casos: transferir la propiedad o administración de estos servicios y de sus contenidos a tu cuenta de educarex que coincide con el usuario de Rayuela. Te explicamos cómo hacerlo:


 ¿Cuándo se realizarán estos cambios?

Aunque no hay una fecha definitiva, lo más probable es que los realicemos a partir del 22 de diciembre de 2022.


¿Tienes más preguntas?

¿Por qué no puedo conservar varias cuentas de educarex?

Las razones para limitar el número de cuentas a una por persona son varias:

  • Las limitaciones de espacio de almacenamiento impuestas por Google hacen imposible que una persona tenga más de una cuenta.
  • Como derivada de lo anterior, el hecho de que cada persona tenga una sola cuenta garantiza un servicio más equitativo, ya que todos los usuarios reciben los mismos servicios.
  • Por último, para garantizar la seguridad en el uso de estos servicios es imprescindible mantener la relación cuenta de educarex-usuario de Rayuela.

A veces, las personas que tienen más de una cuenta argumentan que una la usan “para el centro” y otra “para la comunicación con el alumnado”, o aducen otras razones similares. Aunque es comprensible que se quieran mantener usos diferenciados, para hacerlo no se necesita más de una cuenta, ya que es suficiente con crear uno o varios alias de ella.

Si tengo más de una cuenta y me quedo con una única cuenta, ¿qué pasa con los correos y el contenido de las otras cuentas?

Hay varias opciones; repasa el contenido de esta página. Te explicamos detalladamente cómo llevar a cabo la solución que mejor se adapte a tus necesidades:

  • Si no tienes interés en conservar su contenido, podemos eliminar esas otras cuentas. Es fácil y rápido.
  • Si quieres conservar el contenido de Google Drive, pero no los mensajes, puedes hacerlo tú mismo, pero también podemos ayudarte a realizar la migración, si es lo que prefieres.
  • Si quieres conservar todo (mensajes y contenido) tendrás que ocuparte de realizar la migración personalmente. Es una acción muy sencilla.
¿Qué ocurrirá con los servicios que tengo conectados a mi cuenta de educarex?

Si has migrado el contenido de una o varias cuentas, es posible que te preguntes qué ocurre con los servicios externos a los que accedías con ellas. Podrás seguir usándolos sin ningún problema.

¿Cuál es el límite de almacenamiento que tendré en mi cuenta una vez que termine la migración?

En la actualidad, todas las cuentas de docentes tienen un límite de almacenamiento de 50 GB. En el caso de cuentas que se van a unificar, si la suma del almacenamiento de todas ellas es superior a esa cifra, es aconsejable reducirlo previamente, para evitar el bloqueo de la cuenta en la que se reúnan las demás.

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